La mejor forma de gestionar archivos en la empresa

En el entorno empresarial actual, contar con un buen sistema de gestión documental se ha vuelto fundamental para el éxito y la eficiencia de las empresas. 

Un sistema de gestión de documentos digitales efectivo permite organizar, almacenar y gestionar de manera adecuada la enorme cantidad de información generada diariamente.  Proporciona un acceso rápido y fácil a los documentos necesarios, lo que agiliza los procesos de toma de decisiones y mejora la productividad de los empleados. 

Además, un sistema bien implementado garantiza la seguridad y confidencialidad de la información, evitando pérdidas o filtraciones indeseadas.  No menos importante, facilita la colaboración y el trabajo en equipo, ya que los documentos se encuentran disponibles para todos los miembros de la organización, permitiendo la colaboración en tiempo real y reduciendo la dependencia de versiones obsoletas.

Con monday.com podemos gestionar documentos y más activos digitales como los calendarios y así poder hacer una planificación donde todos los miembros del equipo tengan acceso inmediato a la información más importante de la empresa en tiempo real.

Hoy compartimos tres de las funcionalidades clave de monday.com relacionadas con la gestión de documentos y la colaboración.

Subir archivos a cada tarea

Con la columna “Archivos” presente en cada tarea de nuestros paneles podemos poner todos los archivos que queramos (hasta un límite máximo de 500MB).

Sólo tenemos que añadir la columna “Archivos” en la configuración del panel para que esté disponible y luego subir los archivos cuando lo necesitemos. 

Podemos subir archivos desde nuestro ordenador, desde un enlace o desde herramientas externas como Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive y SharePoint.

Una vez tengamos los archivos subidos podemos hacer clic en el archivo o pasar el ratón por encima para ver todos los metadatos y detalles del mismo, así como descargarlo.

Comunícate con tus colegas en cada archivo

Con monday.com puedes tomar notas y comunicarte con tus colegas dentro del propio archivo.

Con la funcionalidad de escritura colaborativa de monday.com, llevar la colaboración y comunicación en equipo a otro nivel es más fácil que nunca. Esta característica  permite tomar notas y comunicarse directamente con tus colegas mientras trabajas en un archivo específico. 

Ya no es necesario pasar de una plataforma a otra o enviar correos electrónicos para discutir ideas o hacer preguntas. Puedes agregar comentarios, mencionar a los miembros del equipo y mantener conversaciones relevantes directamente dentro del archivo en cuestión. 

Esto agiliza el flujo de trabajo y promueve una mayor eficiencia, ya que todos los comentarios y discusiones quedan registrados y vinculados al archivo correspondiente. Ya sea que estés colaborando en un proyecto, revisando un documento o simplemente compartiendo ideas, la función de comunicación interna en monday.com permite mantenerse conectado con tus compañeros y maximizar la productividad en un solo lugar.

Vista de archivos

Con la Vista de Archivos de monday.com, ya no es necesario buscar uno por uno en las diferentes columnas para acceder a los archivos necesarios. 

Con esta característica se obtiene una visión general completa de todos los archivos en un solo lugar, lo que facilita la navegación y la gestión de documentos. 

Ya sea que estés trabajando en proyectos complejos con numerosos archivos o simplemente que necesites tener una vista general de tu biblioteca de documentos, esta funcionalidad permite acceder rápidamente a lo que necesita.

Puedes organizar los archivos, filtrarlos y realizar búsquedas específicas para encontrar la información que necesitas de forma eficiente.

¡Contacta con nosotros!

¿Estás de acuerdo con que la organización de la información y la colaboración en tiempo real son claves hoy en día? ¿Tienes curiosidad por saber más sobre esta plataforma y sus funcionalidad clave? 

Cartagon es el único partner platinum de monday.com en España y Portugal. Contacta con nosotros y estaremos encantados de ayudarte a resolver todas tus dudas.

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Madalena Faria, product specialist