Como NÃO utilizar o Google Workspace? Principais erros e como não voltar a cometê-los

Muitas vezes não sabemos como utilizar as ferramentas que contratamos, e os erros de configuração do Google Workspace são muito comuns, seja por falta de conhecimento, por mau assessoramento na implementação ou simplesmente por não mudar a nossa forma de trabalhar.

Alguns dos principais problemas que encontramos nos nossos clientes desde que começamos a prestar serviços relacionados com o Google, e especificamente com o Google Workspace, são os seguintes:

 

1. Deixar arquivos órfãos e inacessíveis

São arquivos do Google Drive, os quais são perdidos os acessos e as permissões. Isto pode acontecer se um usuário apagar um arquivo ou uma pasta principal com arquivos compartilhados, fazendo-o desaparecer para todos.

Mesmo que não sejam eliminados permanentemente, não aparecerão na lista de arquivos do Drive nem ocuparão espaço na conta. Grande problema.

 

 

2. Má configuração do e-mail

Ao optar pelo Google Workspace e, em particular, pelo Gmail para enviar e receber e-mails empresariais, devemos ter alguns conhecimentos técnicos.

Os problemas mais frequentes que se devem evitar são a duplicação de e-mails, e-mails mal configurados e a utilização de múltiplos servidores de diferentes provedores com relação a registos MX, linhas de texto mal escritas e mal aplicadas em registros SPF e registo DKIM mal configurado, método de verificação de identidade para o e-mail.

 

3. Estagnação

Não evoluir com melhorias nas ferramentas ou serviços, não conhecer o licenciamento e o produto contratado, e não ensinar ao usuário como utilizá-lo, são outros problemas frequentes.

Como com qualquer ferramenta de trabalho, é necessário conhecer tanto as suas vantagens como as suas limitações, que são ainda mais importantes de identificar, pois ao fazê-lo podemos procurar soluções para cobrir todas as necessidades.

 

Avançar!

Uma vez identificados os problemas ou pontos de conflito, é tempo de os remediar, um a um, com uma visão estratégica para evitar mais complicações.

Explicar as soluções para todos os problemas exigiria vários artigos ou mesmo sessões de consultoria para fazer uma análise aprofundada, mas podemos dar uma dica de alguns deles.

Por exemplo, no caso de arquivos órfãos, se o autor souber o nome do arquivo e descobrir que desapareceu, pode procurá-lo pelo nome e movê-lo para o local desejado.

Como acontecerá na maioria das vezes, o proprietário não saberá que o arquivo foi apagado da pasta compartilhada, por isso propomos duas soluções possíveis:

1. Utilizar uma conta de serviço e torná-la proprietária de toda a documentação da empresa, departamento ou equipa. Embora isto não resolva o problema, minimiza as consequências porque sabemos de antemão quem é o proprietário do ficheiro.

2. Utilizar a funcionalidade de unidade compartilhada do Google Drive. Assim, não há outro proprietário do arquivo a não ser a própria empresa.

É importante destacar que a escolha de cada solução é feita de acordo com a licença contratada, uma vez que a funcionalidade unidade compartilhada não está habilitada para todas as licenças do Google Workspace.

 

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Podemos concluir a reflexão deste artigo salientando a importância de saber se a ferramenta escolhida se adequa às nossas necessidades, se temos a formação adequada e se a estamos a utilizar corretamente para a aproveitar ao máximo. Este será o nosso guia em qualquer decisão empresarial relacionada com ferramentas digitais.

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